13 Dicas de Organização do Tempo para Escritores

Tic-tac, tic-tac. Os ponteiros do relógio avançam sem misericórdia. Quando menos você espera, a hora, o dia, o ano, já eram… os segundos que passaram são irrecuperáveis. Uma das maiores habilidades humanas é a organização do tempo.
Nosso bem mais valioso é o tempo. Se você não o utiliza com sabedoria e habilidade, os resultados podem ser a baixa produtividade e a frustração. Um dos maiores desafios que enfrentamos hoje é fazer bom uso, desenvolver uma melhor organização do tempo. Para isto, é necessário ter foco, alinhar expectativas, ser flexível, equilibrado e, em muitos casos, multitarefa.
Um escritor que sonhe em viver de livros hoje precisa organizar muito bem seu tempo para criar e para divulgar seu trabalho. Além de descobrir como dividir seus horários para cumprir suas tarefas, é imprescindível que desenvolva a capacidade de resistir às distrações e interrupções. Isso te levará a uma maior organização do tempo Aqui vão algumas dicas para otimizar seu relógio e tornar sua escrita mais produtiva e rentável:

1. Use uma Agenda para organização do tempo

A melhor invenção do homem depois da máquina de lavar louça é a agenda. Com ela fica muito mais fácil tirar as “pré-ocupações” da cabeça e fazer com que elas só retornem na hora que você permitir.
Costumo fazer uma agenda semanal e separo uma hora no fim das sextas-feiras para planejar a semana seguinte inteira. O resultado é que passo um fim de semana mais tranquilo sem me preocupar com o que tenho que fazer a partir de segunda-feira.
O Google Calendar é uma excelente ferramenta para isto, pois permite criar agendas independentes (escritor, pai, marido, empresa etc), colorir os eventos, arrastar e esticar quando necessário. O equilíbrio é muito importante para poder distribuir suas tarefas e estimar bem o tempo necessário para cada uma delas.
Quer escrever duas mil palavras? Reserve duas horas em sua agenda. Planeje suas atividades profissionais, pessoais e sociais e, chova ou faça sol, cuide para que a programação seja cumprida.

2. Reduza ou elimine as distrações e interrupções

Um dos maiores problemas do homem moderno é manter o foco. Seja antes de iniciar uma tarefa ou até mesmo no intervalo entre uma e outra, somos tentados a dar uma espiadinha no mural ou no e-mail, checar as notificações do celular ou nos distrairmos diante de um programa de TV.
Estabelecer horários para estas atividades é a melhor atitude para que elas não interrompam seu trajeto e acabem atrasando seus projetos ou desanimando você. Se o vício é grande, utilize ferramentas de bloqueios que limitam o uso dos websites que te tomam tempo, deixe o celular longe ou no modo avião ou tire a TV da tomada.
Com relação ao e-mail, compartilho com você minha maior lição sobre esta ferramenta: “O e-mail é a agenda dos outros”. Portanto, estabeleça dois ou três horários diários para ele e mantenha este compromisso. Outra ação que você pode tomar é avisar as pessoas que não quer ser interrompido durante as próximas horas.

3. Coloque metas

Nada melhor para manter o foco e dizer não do que estabelecer metas.
Divida seu livro em capítulos, insira cada um deles em sua agenda e foque em cumprir seus gols. Quando você faz isto, seu cérebro trabalha, mesmo que de forma inconsciente, para organizar o mapa mental na direção de seus objetivos.
Não subestime também o poder que uma meta tem de lhe trazer inspiração. Nada como um prazo para que as musas fiquem assanhadas.

4. Peça cobranças

Sabe aquela estratégia de avisar os amigos que você parou de fumar para que eles te encham o saco se você cair em tentação?
Fale do seu livro para um ou mais amigos e marque uma data de lançamento: “Meu livro vai ser lançado no fim de setembro, OK?”. Se você furar o prazo, vai precisar arrumar uma bela desculpa ou arcar com a vergonha de ser um falastrão sem compromisso.

5. Utilize alertas e alarmes

Uma forma de marcar bem seus horários durante o dia é utilizar o alarme do seu celular não só na hora de acordar como também para te “despertar” para os compromissos que você programou.
Os alertas e notificações da agenda também são bastante úteis, pois te avisam a hora de focar em uma tarefa específica. Basicamente, uso os alarmes para as grandes divisões do dia e os alertas para as tarefas, como veremos a seguir.

6. Divida seu dia em blocos

Dividir o dia em blocos é uma estratégia que funciona bem, principalmente para os múltiplos perfis que cada pessoa tem, para a organização do tempo.
Sou escritor, empresário, pai, marido e participo de eventos sociais. Desta forma, separo muito bem os horários de cada área de atuação para que o bolo não desande. Destino duas horas entre a divisão “acordar” e a divisão “trabalho”, que é quando medito, caminho e faço as atividades rotineiras das manhãs de quem tem uma família grande. As oito em ponto mergulho no trabalho. Depois, vem a divisão “almoço”, seguida novamente de “trabalho” até a última divisão “fim do trabalho”, quando paro as atividades profissionais para me dedicar ao lado pessoal e social.
Faça uma divisão macro do seu dia e cuide para que atividades de um perfil não avancem ou atrasem a de outro. Respeite também as pausas. No fim de semana, desligue todos os alarmes e alertas porque ninguém é de ferro.

7. Faça uma lista de tarefas

Você quer escrever um livro? Nada melhor para tornar isto realidade do que separar seu objetivo em tarefas menores até que o marcador mostre “100% cumprido”.
Um livro, por exemplo, necessita de pesquisa, planejamento, escrita, reescrita, edição, revisão, produção, publicação e marketing. Se você não quebrar em partes pode ficar paralisado sem saber o que e quando fazer e, pior, procrastinar.
Lance cada etapa do seu livro em sua agenda, divida as grandes tarefas em tarefas menores – na parte de escrita, por exemplo, cada capítulo é uma sub-tarefa – cumpra os horários que você determinou para cada uma delas e, muito em breve, seu livro estará pronto.

8. Comece pelo mais importante

Se você coloca metas que te fazem pular da cama, evita as distrações e dá um basta na procrastinação, fica muito mais fácil produzir. Então, comece pelo mais importante, o seu porquê. Separe uma horinha em sua agenda e responda por que você deseja escrever o livro.
Feito isto, a organização do tempo começa pelas tarefas por prioridade e lembre-se do Princípio de Pareto: 80% das consequências advêm de 20% das causas. No marketing, a regra diz que 80% das suas receitas devem ser geradas por 20% das suas ações e não o contrário. Portanto, concentre seu tempo em atividades que façam valer cada minuto.
Considero “escrever e promover” as tarefas mais importantes para quem deseja viver da escrita. Dito isto, as outras atividades relativas à publicação podem ser feitas se sua agenda permitir e, na maior parte das vezes, terceirizadas.

9. Recompense-se

Existe uma piada que diz que nada faz uma pessoa correr atrás de seus objetivos como ter uma cenoura na frente ou uma cenoura atrás.
Claro que a primeira é muito melhor, então prepare recompensas para fortalecer seu comprometimento e também o cumprimento de suas próprias metas e evitar que elas tenham que ser guiadas pela segunda cenoura.

10. Escreva quando seu cérebro está ligado

Cada pessoa tem um relógio biológico próprio e o cérebro de cada um funciona melhor em determinados horários do que em outros.
Identifique os horários em que sua escrita é mais produtiva, aquele momento em que sua barra de energia está lá em cima gerando ondas gama de primeira, e rearranje sua agenda para que este período seja utilizado com eficiência – criar bons conteúdos – eficácia – fazer aquilo que precisa ser feito – para que os resultados sejam mais efetivos. Pensar melhor também na organização do tempo.

11. Escreva quando os outros cérebros estão desligados

Se você não é um escritor full-time e sua agenda não permite que você escreva durante o horário comercial, logo antes ou depois dele, escreva em horários em que outras pessoas não podem te interromper. Se alguém te para toda hora, bagunça sua agenda.
Alguns preferem escrever tarde da noite, outros muito cedo, antes do mundo acordar, pois sabem que não serão interrompidos.

12. Leia sobre produtividade e procrastinação

Existem diversos conteúdos e métodos para aumentar a produtividade, fazer mais e melhor, e evitar a procrastinação, não deixar para algum dia aquilo que você precisa fazer hoje.
Encontre o que mais se adéqua ao seu perfil, aprenda como fazer seu tempo render mais e, de quebra, descubra como diminuir a ansiedade com maior controle sobre seus horários. Nada é capaz de gerar mais ansiedade do que querer fazer algo e não ter ponteiros suficientes no relógio. Aprender a produzir mais também contribui para uma melhor organização do tempo.

13. Peça ou contrate ajuda na organização do tempo

Aqui volto ao Princípio de Pareto. Você não precisa programar seu website, criar a capa do próprio livro ou fazer a revisão. Existem diversos serviços online onde pode terceirizar as atividades que não são responsáveis por 80% das suas receitas. Também existem diversos serviços que evitam que você tenha que colocar a mão na massa em uma tarefa não relacionada com seu “core”.
Como exemplos, cito o WordPress, para ter um website decente, ou MLabs ou Hootsuite, para programar a publicação de seus posts nas diversas redes sociais. Você também pode pedir a parentes competentes para fazer a revisão do seu livro ou a um web-designer amigão para criar a capa, caso não queira contratar um profissional. Quando a sua capacidade de organizar o tempo começa também a tomar tempo, é hora de contratar secretários, alguém para gerenciar sua agenda.

Como recomendações adicionais, corte do seu tempo tudo que não é absolutamente necessário, faça uma coisa de cada vez, comece sempre pela tarefa mais difícil, o que torna as outras mais fáceis na comparação, desenvolva técnicas para escrever mais rápido e mantenha uma mentalidade de sucesso sempre.
Desta forma, o tic-tac pode até continuar sendo chato, mas os resultados serão muito mais prazerosos. Como bem disse Pitágoras, “com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”

Saiba como destravar sua escrita aqui!